可以在會議室設定如下的設定，這樣在發出會議前，就會跳出已經有人預約的相關訊息。
1.找一台電腦，將會議室的Outlook profile 設定好。
2.依照Outlook 版本，找到行事曆選項，在行事曆選項，找到資源排程
3.設定如下選項。
http://liulike.blog.51cto.com/1355103/308329
前言：
Exchange 2010与Outlook 2010结合使用，实现企业消息协作平台，可以使整个企业的工作效率得到进一步提升。在本文中将介绍如何实现Outlook 2010的“会议室查找工具”方便快捷地查找Exchange 2010提供的会议室这一功能。
概述：
我们大家都知道，对于某一件事物的寻找，如果寻找的范围越大，那么这件事物越难找到，要想提高其查找速度，一个比较好的方法就是尽量的缩小查找范 围。在Exchange的企业环境中，大家都知道，收件人太多，在全局地址列表中要查找一个收件人是非常费事的。但是，建立的分类的地址列表后，按不同要 求的对收件人进行筛选，每一个地址列表中的收件人数量不多，那么查找起来就比之前要快捷得多。
对于较大体系的公司来讲，可能存在的问题并非仅仅是收件人对象较多，还可能面临会议室较多，并且公司在日常工作中，绝大部分内容是通过线上会议来商 讨解决的，因此其Exchange环境中，可能存在着大量的线上会议室以避免各线上会议无法找到空闲会议室。那么会议发起者此时可能又会为在这诸多会议室 中找到所需的空闲会议室而烦恼。就如同在现实生活中，一个会议的组织者跑遍这个公司所有（大楼的）会议室，目的是找到一间空闲的房间进行会议。那么有什么 方法可以解决这一耗时费力的问题，能够让会议发起者轻松找到他所需要的会议，从而节省时间，提供工作效率呢？
可以使用Outlook 2010提供的“会议室查找工具”结合Exchange 2010提供的会议室列表完成上述任务。那么，什么是会议室列表呢？实际上在Exchange 2010中管理员可以为了方便进行群发邮件，为用户提供通讯组，形成一个收件人列表，通过向这一列表发送电子邮件，在列表中的收件人将会收到这封邮件。而 会议室列表的本质就是一个通讯组，只不过其中的成员是“会议室”收件人。
实现：
下面来看看怎样实现会议室列表功能——
首先，在Exchange系统中如果没有建立会议室列表，则在Outlook 2010的会议室查找工具中是不会显示关于会议室列表的任何选项的（如图1）。
图1
这时如果需要添加会议室，只能通过“添加会议室……”按钮来行进海选，并且此时也无法很快判断哪一个会议室将在预订会议时间是否空闲（如图2）。
图2
为了显示并能够使用会议室列表，需要在Exchange 2010中手动去创建这些列表。对于创建列表来讲有两种不同的方法，以下分别对这两种方法进行介绍：
一、将普通通讯组转换成为会议室列表
1、可以通过Exchange管理控制台（EMC）和Exchange Power Shell（EPS）来创建这一普通通讯组（如图3）。
图3
2、通过EPS使用
[PS]C:\>Set-DistributionGroup –Identity “DG_Name” –RoomList
注：DG_Name表示要转化的通讯组的名称。
将刚才创建的通讯组转化为会议室列表（如图4）。如此RoomList01这个会议室列表便创建成功了。
图4
二、直接通过EPS使用下列命令创建会议室列表（如图5）
[PS]C:\>New-DistributionGroup –Name “RL_Name” –OrganizationalUnit “Domain_Name/OU_Name” -RoomList
注：RL_Name表示将要创建的列表名
Domain_Name/OU_Name表示列表在活动目录的位置，即在哪个域中的哪个OU中
图5
三、无论用何种方式建立好会议室列表后，都需要往其中添加会议室。否则，用户在Outlook 2010中只能看见列表，却在列表中没有会议室，而开会是要用会议室的，这样就达不到任何效果了。添加会议室操作可以使用EMC或EPS来进行均可——
1、使用EMC来添加会议室的操作非常简单，只需要打开相应的会议室列表属性，选择“成员”选项，点击“添加……”按钮（如图6），
图6
此时，在弹出窗口中选择要加入的会议室名称即可（如图7）。
图7
2、直接通过EPS使用下列命令将会议室添加到会议室列表中（如图8）
[PS]C:\>Add-DistributionGroupMember –Identity “RL_Name” –Member CN@Domain_Name
注：RL_Name表示将要创建的列表名
CN@Domain_Name表示会议室的别名和域名后缀组合而成的邮件地址
图8
测试：
现在打开Outlook 2010，进入新建会议，可以看见会议室查找工具中显示出了会议室列表的下拉菜单（如图9）。
图9
单击下拉菜单，在菜单中可以看到在Exchange 2010里创建的会议室列表（如图10）。证明会议室列表创建成功，并且客户可以正常访问到。
图10
体验：
用户使用Outlook 2010安排会议时，建议使用调度助手来实现（如图11）。在其“会议室查找工具”中选中某个会议室列表，并可以看见在工具的“建议次数”中会显示指定日期的各时段有空闲会议室的数量。
图11
单击有空闲会议室的时段，在“选择可用的会议”中会显示哪些会议室具体可用，单击选中某个会议室，就可确定要使用哪个会议室开会。
注意：如果此时在“选择可用的会议”中没有列出所选会议室列表的会议室，并且确认此前在Exchange 2010上所做的创建会议室列表和向列表内添加会议室的操作完全成功。那么，可以通过在Exchange 2010上进行脱机地址列表更新操作；完成后，再在Outlook 2010中进行脱机地址列表的更新下载操作。如此并可解决会议室不能正常列出的问题。
如果另一个用户或者还要预约其它会议，再次去打开查看会议室查找工具的“建议次数”时，与前所述相同时段可以看到可用会议室已经减少，并且选中时段时，还会发现在“选择可用的会议室”中此时段已被预订的会议室不再被显示出来（如12）。
图12
由此，可以看得出：使用Outlook 2010的会议室查找工具与Exchange 2010的会议室列表功能相结合，能够很容易的找到相应时段的空闲会议室，既避免由于疏忽而导致的会议室冲突，又能提高企业的工作效率。
http://www.5dmail.net/html/2008-2-15/2008215224806.htm
会议室邮箱的创建
要想在Exchange Server 2007中进行会议室调度，首先要创建会议室邮箱。
1.启动 Exchange 管理控制台。
2.在控制台树中，单击"收件人配置"。
3.在操作窗格中，单击"新建邮箱"。将出现新建邮箱向导。
4.在"简介"页上，单击"会议室邮箱"，再单击"下一步"。
5.在"用户类型"页上，单击"新建用户"，再单击"下一步"。
6.在"邮箱信息"页上，填写相应的信息，再单击“下一步”。
7.在"邮箱设置"页上，填写帐户的别名和选择邮箱存放的数据库，单击“下一步”。
8.在"新建邮箱"页上，复查信息无误后单击“新建”。
9.在完成页面单击“完成”后会议室邮箱创建成功。
配置会议室邮箱
默认情况，创建好的会议邮箱帐户会自动禁用，这种状态的会议室邮箱是不能够自动响应会议请求的。在此我们需要将帐户启用并设置好密码（关于如何启用AD帐户在此略过），然后使用OWA登录会议室邮箱进行配置。
1.使用会议室邮箱帐户登录OWA，然后单击页面右上角的“选项”。
2.在选项页面中的左边选项卡中单击“资源设置”。
3.在“资源调度选项”中选中“自动处理会议请求和取消通知”，选中它后会议室邮箱就会自动响应所有与它相关的会议请求。
最后，我们将设置进行保存然后退出OWA即可。
会议管理
发起会议
会议室邮箱创建和配置好之后就可以进行会议室资源调度了，我们需要开会的时候只需要使用OUTLOOK或者OWA新建会议请求即可。正面进行具体的操作（为了方便，使用OWA操作）：
1.会议主持人登录OWA后，选择新建“会议请求”。
2.在弹出的新建会议页面中选择“与会者”和“会议室”，输入相关的主题，会议的内容，还有选择会议的时间，然后选择“发送”就可以完成会议的建立。
3.通常情况下，我们最好使用“日程安排助理”来建立会议，因为那样子我们可能看到“与会者”的忙闲信息和“会议室”的忙闲信息，根据这些信息可以安排一 个比较适当的时间来开会。“日程安排助理”会通过不同的颜色来表示忙闲信息，并且在窗口右边给出开会的最好时间段，如下图：
4.在返回的邮箱中单击“检查邮件”后会接收到“会议室1”发送过去的响应信息。
5.与会者只需要在邮箱中对会议事件进行相应的响应操作，参加会议的话选择“接受”就可以。
6．与会者发送会议响应后，会议主持人会收到相应的响应邮件。
会议变更
很多时候会议主持人会因为一些原因临时变更会议，例如改变会议的时间或者地点。正面进行一下会议变更的操作：
1.会议主持人在OWA或者OUTLOOK中打开日历，在此将刚才创建的会议时间推迟半小时，调整后会自动弹出窗口要求你“发送会议更新”。
2. 会议主持人发送会议更新信息后，与会者会收到相应的信息。从下图的红框地方可以看出会议的变更时间，原来的时间变灰并且加上中划线。
资源冲突
在会议事件较多并且会议室资源较少的情况下有可能出现会议室资源使用冲突的情况。现在来模拟一下Exchange Server 2007的会议室邮箱是如何处理此类情况。
1.会议主持人新建会议，选择与会者和会议室，选择会议时间，在此故意选择一个与前面有冲突的时间。从下图可以看出当前选择的会议时间中，与会者跟会议室都是忙的状态（看右下角的颜色表示）。
2.因为会议室订的时间产生了冲突，会议主持人会接收到会议室发过来的拒绝请求，同时会给出冲突的信息，被会议室邮箱所拒绝的会议是无法召开的，如下图：
3.与会者也会接收到相应的会议请求信息。
4.会议冲突后，会议主持人只需到日历中进行时间或者会议室的变更调整，调整后给与会者发送变更请求，与会者接受会议即可。
